Was ist die Virtuelle Assistenz eigentlich? Und welche Aufgaben hat sie?

Der Begriff Virtuelle Assistenz (kurz auch VA genannt) kommt ursprünglich aus den USA, wo Virtuelle Assistenten schon seit den 1990ern Unternehmen und Einzelpersonen unterstützen.  Seit einigen Jahren schwappt dieser Trend nun auch in den deutschsprachigen Raum über und wird hier immer populärer.

Aber was ist Virtuelle Assistenz eigentlich?

Virtuelle Assistenten übernehmen für Auftraggeber unterschiedliche Aufgaben, die sie selbständig und auf virtueller Basis, also über das Internet, erledigen. Die übernommenen Aufgaben können von einfachen Admintätigkeiten bis hin zu komplexen Projekten reichen. Virtuellen Assistenten sind somit externe Dienstleister, die ihren Kunden zeitintensive Arbeiten abnehmen, damit sich diese wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Der große Vorteil für Kunden ist, dass Virtuelle Assistenten unkompliziert für einzelne Aufgaben eingesetzt werden können und nur für die geleistete Arbeit bezahlt werden.
Als Virtuelle Assistenz profitierst du vor allem davon, dass du flexibel und ortsunabhängig arbeiten und dich auf Aufgaben und Kundensegmente konzentrieren kannst, die deinen Erfahrung entsprechen und dir Spaß machen.

Welche Jobs kann man in der Virtuellen Assistenz anbieten?

Das Schöne an der Virtuellen Assistenz ist, dass es unzählige Möglichkeiten gibt, als Virtuelle Assistentin oder Virtueller Assistent durchzustarten. Je nach deiner Erfahrung kannst du mit einfachen Tätigkeiten wie Dateneingabe oder Formatierungsarbeiten starten, oder aber auch Buchhaltung oder Büroservice anbieten.

Falls du speziellere Erfahrungen mitbringst, können auch diese für potentielle Kunden interessant sein. So gibt es Virtuelle Assistenten, die Kunden strategisch beraten, das Projektmanagement übernehmen oder Prozessoptimierung anbieten. Du siehst also, die Bandbreite ist groß und du kannst dir genau die Nische aussuchen, in der du Erfahrung mitbringst, in der du gut bist und die dir Spaß macht.

Du brauchst noch ein paar Ideen?

Hier ist eine Übersicht über 15 weitere mögliche Leistungen, die du als Virtuelle Assistenz anbieten kannst:

E-Mail Verwaltung

Hierunter fällt unter anderem Kundenanfragen beantworten, Posteingang sortieren, Angebote rausschicken etc.

Terminkoordination

Hierunter fallen z. B Termine für Kundenbesuche vereinbaren, private Termine organisieren, Tagesabläufe strukturieren, usw.

Texten

Unterstütze deine Kunden bei der Erstellung von Blogartikel, Shownotes für Podcasts, Amazon-Produktbeschreibungen, Ghostwriting für e-Books, Newsletter-Texten usw.

Social Media Management

In diesem Bereich kannst du z. B. das Posten von Beiträgen übernehmen, Facebook-Gruppen moderieren oder die komplette Social Media Strategie ausarbeiten.

Video und/oder Podcast Editing

Bist du technisch versiert? Dann könnte Video-Editing und die Nachbearbeitung von Podcasts interessant für dich sein.

Facebook-Ads

Du kennst dich mit Facebook-Ads aus? Dann hilf deinen Kunden das Beste aus Ihrer Facebook-Werbung rauszuholen.

Webdesign /Wordpress-Support

Wenn du Erfahrung mit WordPress hast oder Webseiten erstellen kannst, dann biete deinen Kunden an, die Website-Erstellung und Wartung für sie zu übernehmen.

Korrekturlesen, Lektorat

Arbeitest du exakt und hast ein gutes Gespür für Grammatik und Punktuation? Dann könnte Lektorat eine gute Möglichkeit für dich sein, als Virtuelle Assistenz durchzustarten.

Übersetzungen

Du sprichst mehrere Sprachen? Übersetzungen sind immer gefragt!

Grafik-Design

Hier kannst du Retuschen, Erstellung von Grafiken, Logo-Design oder Bild-Nachbearbeitung anbieten.

Transkribieren

Eine beliebte Aufgabe für Virtuelle Assistenten ist das Transkribieren von Interviews, Videos, Podcasts usw. Transkriptions-Softwares und Hilfsmittel erleichtern hier die Arbeit.

Recherche

Hierunter fallen unter anderem Marktanalysen, das Identifizieren von potentiellen Kunden, Informationen zu einem Thema aufarbeiten, Hintergrundinfos für Blogartikel sammeln usw.

Kundenservice

Du kannst gut mit Kunden umgehen, bist freundlich und hilfst gerne bei Fragen? Dann könnte Kundenservice am Telefon oder per Email ein Aufgabengebiet für dich sein

Kundenakquise

Dir liegt es, Ideen zu verkaufen? Virtuelle Assistenten im Bereich Kundenaquise sind sehr begehrt!

SEO Marketing

Du bist ein Suchmaschinen-Pro? Dann nimm SEO-Marketing in dein Portfolio auf.

Wie du sehen kannst, gibt es unglaublich viele Möglichkeiten, als Virtuelle Assistenz zu starten, auch wenn dir vielleicht zu Beginn noch spezielles Wissen fehlt. Starte mit der Erfahrung die du hast und baue dein Portfolio dann langsam auf.

Wie teuer sind Virtuelle Assistenten? -> Was verdienen Virtuelle Assistenten?

Gerade am Anfang ist es nicht leicht, die eigenen Preise festzulegen. Zum einen ist es zu Beginn schwierig abzuschätzen, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern, zum anderen ist da oft Verunsicherung, ob die eigenen Preise zu niedrig oder zu hoch sind.

Grundsätzlich ist es gerade am Anfang leichter, mit Studentenpreisen zu arbeiten. So kannst du genau das abrechnen, was du auch gearbeitet hast. Später bieten sich auch Paketpreise oder Pauschalen für die Abrechnung an. Wieviel Stundensatz du als Virtuelle Assistenz verlangen kannst, hängt natürlich von deiner Erfahrung und deinen angebotenen Leistungen ab. Bist du Anfangs noch etwas unsicher, so ist ein einfacher Trick, mit einem etwas niedrigeren Stundensatz zu starten und sich dann mit jedem Kunden etwas weiter nach oben zu tasten. Wenn noch nicht viel Erfahrung vorhanden ist, wird oftmals ein Stundenlohn von 25 EUR als Einstiegsrate empfohlen. Je nach Qualifikation kann der Stundenlohn natürlich aber auch deutlich höher liegen. Als Faustregel sollte aber gelten: Deine Arbeit schafft Mehrwert für den Kunden, verkaufe dich also nicht unter deinem Wert!

Was ist der Unterschied zwischen einem VA und einem Freelancer?

Mit der wachsenden Popularität der Virtuellen Assistenz kommt auch immer häufiger die Frage auf, was denn eigentlich der Unterschied zwischen Virtueller Assistenz und Freelancing ist.

Wurde in der Vergangenheit unter Freelancern vor allem die selbständige Tätigkeit in eher kreativen Bereichen wie Webdesign, Texten und Grafik Design und unter Virtueller Assistenz eher administrative Aufgaben verstanden, so verschwimmen dieses Grenzen heute zunehmend. Beide Berufsgruppen arbeiten aber im Regelfall für mehrere Kunden gleichzeitig und auf eigene Rechnung. Meist sind Freelancer und Virtuelle Assistenten dabei organisatorisch nicht in das Unternehmen eingebunden, sondern arbeiten von zu hause aus oder aus dem Co-Working Space.

Wie werde ich Virtueller Assistent oder Virtuelle Assistentin?

In die Virtuelle Assistenz zu starten ist nicht schwer. Alles was du brauchst ist ein Computer, eine stabile Internetverbindung und eine Idee, was du anbieten kannst. Viele Jobs die als Virtuelle Assistenz von zu hause aus gemacht werden können, werden auf Facebook vergeben. Daher solltest du dir gleich zu Beginn eine Facebook-Seite mit deinen Angeboten erstellen und den einschlägigen Facebook-Gruppen, wie z.B. DIGITALFREI beitreten.

Dort findest du eine Community von Gleichgesinnten, viele Informationen rund ums VA-Sein und kannst dich bei Fragen an die Gruppenmitglieder wenden. Manche Virtuellen Assistenten wählen auch Agenturen, um an erste Aufträge zu kommen. Das mag eine gute Möglichkeit sein, um in die Virtuelle Assistenz zu starten, allerdings liegen die Stundenlöhne bei Agenturen meist deutlich unter dem, was du auf dem freien Markt bekommen würdest.

Der einfachste Start ins Virtuelle Assistenten Business  ist natürlich, wenn du nebenberuflich als Virtuelle Assistentin oder Virtueller Assistent startest und dich langsam an die Materie herantastest, dein Angebot verfeinerst und dir Schritt für Schritt einen Kundenstamm aufbaust. Sinn macht es auch, wenn du dich vorab schon über Themen wie Gewerbeanmeldung und Steuern informierst, um dir den Einstieg so einfach und unkompliziert wie möglich zu machen.

Inzwischen gibt es online viele Angebote, die dich beim Start and die Hand nehmen, wie z.B. die DIGITALFREI Start Your Business Challenge.

Fazit

Du siehst, der Einstieg in die Virtuelle Assistenz ist nicht schwer. Überlege dir, welche Leistungen du anbieten kannst, leg dir eine Facebook-Seite oder eine Website an und dann kannst du dich schon auf Kundensuche machen. Dank der Vielfalt an Aufgaben, die am Markt gefragt sind, wirst du schnell deine Nische finden, nach und nach deine Erfahrung ausbauen, deinen Stundenlohn erhöhen und dir einen festen Kundenstamm aufbauen können. Gerade für den Anfang kannst du dir online viel Unterstützung  holen. Sei es in Facebook-Gruppen, auf Websites oder über Podcasts.

Auf deiner Reise in die Virtuelle Assistenz wünsche ich dir viel Spaß und Erfolg!

Über Sascha

Hey, ich bin Sascha. Der Gründer von DIGITALFREI. Ich arbeite selber seit über 5 Jahren remote und habe Anfang 2018 den Podcast ins Leben gerufen. Bereits 2017 habe ich meinen Job in einer Marketing Agentur an den Nagel gehangen und arbeite seitdem Vollzeit aus meinem Home Office, oder von überall aus auf der Welt!