Einleitung

Willst du erfolgreich als Virtuelle Assistenz durchstarten, kommst du um einen wesentlichen Schritt nicht herum: die Gewerbeanmeldung.

Für viele angehende Virtuellen Assistenten/innen ist die Gewerbeanmeldung eine große bürokratische Hürde und bereitet Kopfzerbrechen und Angst. Aber keine Sorge, in diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt und leicht verständlich, wie du dein Gewerbe als Virtueller/r Assistent/in anmeldest, damit du schnell und unbesorgt mit deinem Business durchstarten kannst!

Wer darf ein Gewerbe anmelden?

Die Rechtslage ist bei der Gewerbeanmeldung sehr eindeutig: Grundsätzlich darf jede/r ein Gewerbe anmelden.

Wer muss ein Gewerbe anmelden?

Auch hier ist die Rechtslage wieder sehr klar: Jede/r, der einer gewerblichen Tätigkeit nachgeht, muss ein Gewerbe anmelden.

Aber was ist eine gewerbliche Tätigkeit?

• Selbstständige Tätigkeit: Du handelst eigenverantwortlich
• Gewinnabsicht: Dein Business verfolgt das Ziel, Einnahmen zu generieren
• Auf Dauer angelegt: Dein VA-Business ist langfristig auf Gewinnerzielung ausgerichtet
• Legalität: Dein Business verfolgt keine verbotenen Aktivitäten

Wer muss kein Gewerbe anmelden?

Kurz gesagt: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden.

Die entscheidende Frage ist also: Bist du bzw. dein VA-Business ein Gewerbe oder Freiberufler?

Tätigkeiten, die unter die Freiberufler-Regelung fallen sind:

• Wissenschaftliche Tätigkeiten
• Lehrende Tätigkeiten
• Künstlerische Tätigkeiten

Typische Berufe die als Freiberufler gelten, sind also Lehrer/in, Arzt/Ärztin, Künstler/in, Anwalt/Anwältin, Notar/in, Autor/in.

Ob dein VA-Business unter die Freiberufler fällt, hängt von der Tätigkeit ab, die du als Virtuelle Assistenz ausüben willst.

Hier ein paar Beispiele:

• Veranstaltest du z. B. ausschließlich Workshops und Trainings, so kann das als lehrende Tätigkeit gewertet werden
• Hast du dich darauf spezialisiert, Artikel zu schreiben, so kann das als künstlerische Tätigkeit eingestuft werden
• Auch Videos schneiden und Fotos bearbeiten, kann als freiberufliche Tätigkeit durchgehen.

Diese Regelungen sind allerdings nicht ganz eindeutig und können leicht zu Verwirrung führen. Aus Erfahrung kann ich dir mitgeben, dass ein Großteil der Leistungen, die VAs anbieten, nicht als Freiberufler eingestuft werden und sie somit ein Gewerbe anmelden müssen.

Im Zweifel empfehle ich dir, dich beim Finanzamt zu informieren. So bist du auf der sicheren Seite und musst im schlimmsten Fall mit keinen bösen Überraschungen rechnen.

Gerade wenn du erst mit deinem VA-Business startest, ist es ja auch oft noch nicht ganz klar, in welche Richtung sich dein Business entwickeln wirst. Scheue dich daher nicht, dir fachkundige Beratung direkt beim Finanzamt zu holen.

Dein zuständiges Finanzamt findest du hier.

Warum ist das überhaupt relevant?

Freiberufler haben einige Erleichterungen in bürokratischen Angelegenheiten. Der wichtigste Vorteil ist aber, dass Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen müssen. Wird deine Tätigkeit als Virtuelle Assistenz also als Freiberufler eingestuft, so wirkt sich das unter Umständen deutlich auf dein Einkommen aus. Dir bleibt also mehr Geld in deiner Tasche. Ein Grund mehr, dich hier ordentlich zu informieren.

Ab wann muss ich ein Gewerbe anmelden?

Rechtlich gesehen, musst du dein Gewerbe schon mit Aufnahme deiner Tätigkeit anmelden.
Das bedeutet, dass du streng genommen dein Gewerbe schon anmelden musst, bevor du den ersten Umsatz generiert hast. Alleine schon, dass du die Absicht hast, Gewinn zu generieren, fordert die Anmeldung deines Gewerbes. Wird ein Gewerbe nicht fristgerecht angemeldet, so können hohe Geldstrafen drohen.

In der Praxis wird das oftmals etwas kulanter behandelt. Meldest du dein Gewerbe zeitnah zum tatsächlichen Start deiner Tätigkeit als Virtuelle Assistenz an, so drücken die meisten Behörden ein Auge zu und sehen von einer Strafe ab.

Mein Tipp: Überlege nicht zu lange und melde dein Gewerbe einfach an. Dann kannst du direkt mit deinem Business starten und unbesorgt und voller Motivation mit deinen ersten Kunden arbeiten. Falls du es dir dann doch noch anders überlegst, meldest du dein Gewerbe einfach wieder ab.

Wo kann ich das Gewerbe anmelden?

Dein Gewerbe kannst du beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Das Gewerbeamt ist im Regelfall ein Teil der Stadt-, Gemeinde- oder Kreisverwaltung. Damit du die richtige Behörde für dich herausfindest, kontaktierst du am besten direkt deine Gemeinde oder Stadtverwaltung. Auch über eine einfache Internetrecherche solltest du diese Info schnell und einfach finden.

Achtung: Falls du Freiberufler bist, so führst du die Anmeldung deiner Tätigkeit direkt beim Finanzamt durch.

Wie läuft die Anmeldung ab?

Die tatsächliche Anmeldung deines Gewerbes verläuft im Regelfall schnell und unkompliziert ab.

Diese Dokumente brauchst du für die Gewerbeanmeldung

Folgende Dokumente musst du zur Gewerbeanmeldung deines VA-Business mitbringen:

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass und Meldebescheinigung

Das ist alles.

Den Gewerbeschein zum Ausfüllen erhältst du direkt beim Gewerbeamt.

Falls du dich perfekt vorbereiten willst, kannst du den Gewerbeschein natürlich auch schon ausgefüllt mitbringen. Die meisten Gemeinden bieten ihn auf ihrer Website zum Download an.

Zwei Ausnahmen

Falls du ein genehmigungspflichtiges Gewerbe betreibst, musst du einen Nachweis darüber erbringen, dass du berechtigt bist, dieses Gewerbe auszuführen. Genehmigungspflichtige Gewerbe sind z. B. Buchführungshelfer, Immobilienmakler, Reisebüro und Arbeitnehmerüberlassung.

Als Virtuelle Assistenz mit “klassischen” Assistenzaufgaben wirst du sehr wahrscheinlich in einem Bereich arbeiten, der keine Genehmigung benötigt. Falls du dir aber unsicher bist, so kannst du hier eine Übersicht über alle genehmigungspflichtigen Gewerbe sehen.

Bist du ausländischer Staatsbürger, so musst du ebenfalls zusätzliche Dokumente wie die Aufenthaltsbescheinigung zur Gewerbeanmeldung vorlegen.

Bitte informiere dich in diesen Ausnahmefällen direkt bei deinem Gewerbeamt, um sicherzustellen, dass du alle Unterlagen für deine Gewerbeanmeldung bereit hältst.

Kann ich mir einen Firmennamen für mein Gewerbe aussuchen?

Für dein VA-Business kannst du deine Namen oder einen Fantasienamen wählen.
Achtung: Das Gewerbeamt überprüft nicht, ob dieser Name schon vergeben ist und von einem anderen Unternehmen verwendet wird. Daher rate ich dir, vor der Gewerbeanmeldung zu recherchieren, ob dein gewünschter Name noch verfügbar ist.

Oftmals hilft schon eine gründliche Internetrecherche weiter. Für mehr Informationen empfehle ich dir aber, eine Überprüfung beim Patent- und Markenamt durchzuführen. Das geht einfach, schnell und ist kostenlos. Den Link dazu findest du hier.

Falls du rechtlich 100% auf der sicheren Seite sein willst, so kannst du natürlich auch Geld investieren und einen Anwalt beauftragen.

Wichtig: Wenn du einen Firmennamen gewählt hast, so musst du bei der Rechnungserstellung zusätzlich zum Firmennamen immer auch deinen tatsächlichen Vor- und Nachnamen auf der Rechnung angeben. Der Firmenname alleine reicht nicht.

Was soll ich als Tätigkeitsfeld für mein Gewerbe angeben?

Auf dem Gewerbeschein gibt es ein Feld, in dem du angeben musst, welche Tätigkeit du mit deinem Gewerbe ausüben möchtest. Für viele Gewerbeämter ist der  Begriff “Virtuelle Assistenz” noch unbekannt, sodass es hier zu Nachfragen kommen kann.

Oftmals ist es daher einfacher, in diesem Feld einfach deine zukünftigen Tätigkeitsbereiche anzugeben, also z.B. Verfassen von Artikeln, Marktrecherche etc.

Falls du später den Schwerpunkt deines VA-Businesses änderst bzw. neue Tätigkeiten in dein Portfolio aufnimmst, so kannst du das unkompliziert beim Gewerbeamt ändern bzw. nachtragen lassen. Für diese Änderungen fallen dieselben Kosten an, wie für deine Gewerbeanmeldung.

Was kostet die Gewerbeanmeldung?

Die Kosten für die Gewerbeanmeldung variieren. Meist sind sie in einer Großstadt höher als in einem kleinen Dorf. Als Richtwert kann ich dir mitgeben, dass die Anmeldung deines VA-Businesses zwischen 20 und 50 EUR kosten wird. Für den genauen Betrag kannst du natürlich einfach wieder deine Gemeinde direkt kontaktieren beziehungsweise im Internet recherchieren.

Muss ich ein Haupt- oder Nebengewerbe anmelden?

Bei der Gewerbeanmeldung musst du angeben, ob du dein VA-Business als Haupt- oder Nebengewerbe anmelden möchtest.

Was ist ein Hauptgewerbe?

Als Hauptgewerbe zählt, wenn du dein VA-Business als Vollzeitjob ausübst.

Was ist ein Nebengewerbe?

Unter Nebengewerbe wird ein Gewerbe verstanden, dass nicht hauptberuflich oder in Vollzeit ausgeführt wird. Als Grenze (die auch für die Sozialversicherung und  Krankenkasse relevant ist) gelten hier 20 Stunden in der Woche, die du neben deinem Hauptjob in deinem Nebengewerbe arbeiten kannst.

Der große Vorteil eines Nebengewerbe ist, dass du im Regelfall über deinen Hauptjob versichert bist. Du brauchst also keine zusätzliche Krankenversicherung für deine selbständige Tätigkeit und sparst dir somit diesen (großen) Kostenblock.

Mein Tipp: Wenn du noch in einem Job arbeitest (oder studierst) so starte mit der Virtuellen Assistenz nebenberuflich und als Nebengewerbe. So kannst du dir dein Business langsam und mit wenig Risiko aufbauen. Falls du direkt in Vollzeit als Virtuelle/r Assistent/in durchstarten willst, so solltest du im Hinterkopf bewahren, dass der Aufbau eines erfolgreichen VA-Businesses Zeit braucht. Daher macht es Sinn, dir Ersparnisse für ca. ein Jahr aufzubauen, bevor du startest. So kannst du die Anfangsmonate überbrücken und entspannt auf Kundensuche gehen.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehmer gelten Gewerbe, die einen Jahresumsatz von 17.500 EUR nicht überschreiten. Für das zweite Geschäftsjahr gilt eine Umsatzgrenze von 50.000 EUR.

Wirst du als Kleinunternehmer eingestuft, so kannst du von zwei Dingen profitieren:

Umsatzsteuerbefreiung

Du kannst dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer abführen musst. Somit kannst du einfach und unbürokratisch Rechnungen ohne aufgeschlagene Umsatzsteuer erstellen.

Achtung: Das bedeutet allerdings auch, dass du vom Finanzamt keine Umsatzsteuer zurückerstattet bekommst (z.B. für den Kauf eines neuen Laptops für dein Business).

Vereinfachter Jahresabschluss

Als Kleinunternehmer/in bleibt dir auch ein komplizierter Jahresabschluss erspart. Du musst einzig eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung für deine Steuererklärung einreichen.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine simple Gegenüberstellung deiner Einnahmen und Ausgaben.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung findest du im VA-Starterkit.

Mein Tipp: Wenn du gerade mit deinem VA-Business startest, so würde ich dir empfehlen, die Kleinunternehmerregelung zu wählen und von deren Vorteilen zu profitieren. Wenn dein Business dann wächst, kannst du problemlos wechseln.

Muss ich meinen Arbeitgeber um Erlaubnis fragen?

Theoretisch kann dein Arbeitgeber im Arbeitsvertrag zwar festgelegen, dass du ihn über dein Nebengewerbe informieren musst, allerdings kann er dir die Ausübung deines VA-Businesses nicht verbieten.

Wichtig ist allerdings, dass es durch die Ausübung deiner Virtuellen Assistenz zu keinen Interessenkonflikten zwischen deinem Hauptjob und Nebengewerbe kommt.

Hier sind vor allem drei Bereiche relevant:

Konkurrenz

Dein VA-Business darf nicht in direkter Konkurrenz zu deinem Hauptjob stehen. Wenn du also Hauptberuflich als Social Media Manager arbeitest und diese Leistungen auch als Virtuelle Assistenz deinen Kunden anbietest, kann es zu Probleme kommen.

Arbeitszeit & Erholung
Um als Nebengewerbe zu gelten, darfst du gesetzlich betrachtet maximal 20 Stunden pro Woche in deinem Business arbeiten. Auch musst du streng genommen auf das Arbeitszeitgesetz und die darin vorgeschriebenen Ruhezeiten achten.

Urlaub
Da dein Urlaub zur Erholung für den Hauptjob dient, darfst du streng betrachtet in deinem Urlaub nicht an deinem Nebengewerbe arbeiten.

Mach dir aber nicht verrückt. Mit gesundem Menschenverstand und guter Planung solltest du hier keine Probleme bekommen.

Achtung: Scheinselbstständigkeit

Ein kleiner, aber wichtiger Punkt: Wenn du dein Gewerbe angemeldet hast, so musst du darauf achten, dass du für mehrere Kunden arbeitest. Arbeitest du kontinuierlich nur für einen Kunden, so kann dir das als Scheinselbständigkeit ausgelegt werden. Das bedeutet, dass dir im schlimmsten Fall dein Gewerbe aberkannt wird und du Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen musst.

Als selbständige Virtuelle Assistenz arbeitest du auf eigene Rechnung, weisungsfrei und in deinem eigenen Tempo für unterschiedliche Kunden. Hast du nur einen einzigen Kunden, so kann das den Eindruck erwecken, dass du diesen Kunden nur “zum Schein” selbständig unterstützt, in Wahrheit aber wie ein Angestellter für diesen Kunden arbeitest.

Was also tun?

Gerade zu deiner VA-Tätigkeit kann es natürlich sein, dass du einige Zeit nur einen einzigen Kunden hast. Keine Angst! Das ist im Regelfall kein Problem, denn die Behörden wissen natürlich, dass der Aufbau eines Kundenstamms Zeit dauert. Allerdings solltest du darauf achten, dein Kundenportfolio mit der Zeit auszubauen und für mehr als nur einen Kunden tätig zu sein. Auch im Sinne einer nachhaltigen Unternehmensstrategie ist es natürlich sinnvoll, nicht alles auf einen Kunden zu setzten, sondern stattdessen mehrere Standbeine zu haben, die dir Umsatz generieren.

Was passiert nach der Gewerbeanmeldung?

Hast du alle Dokumente eingereicht, so bekommst du vom Gewerbeamt einen Ausdruck deiner Gewerbeanmeldung mit Stempel und Unterschrift. Dein VA-Business ist somit offiziell als Gewerbe angemeldet! Herzlichen Glückwunsch! War gar nicht so schwer, oder?

Wenn deine Anmeldung dann durchgeführt wurde, leitet das Gewerbeamt deine Daten an verschiedene Behörden weiter.

So wirst du kurz nach deiner Gewerbeanmeldung Post von der Industrie- und Handelskammer (IHK) bekommen, der du je nach Umsatz einen bestimmten Beitrag bezahlen musst. Mehr Informationen zur IHK findest du hier.

Ebenfalls wird dir das Finanzamt einen steuerlichen Erfassungsbogen zu schicken. Dieses Dokument sieht auf den ersten Blick umfassend und kompliziert aus, du musst es aber für deine VA-Tätigkeit zwingend ausfüllen.

Aber keine Sorge! In einem separaten Video erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du das machst.

Das Video zur Anleitung für den steuerlichen Erfassungsbogen für deine Virtuelle Assistenz findest du hier.

Gewerbeanmeldung für Virtuelle Assistenten – einfacher als gedacht!

Du siehst also, mit etwas Vorbereitung ist die Anmeldung deiner Virtuellen Assistenz gar nicht schwer. Falls dir noch etwas unklar ist, so helfen dir die zuständigen Behörden meist schnell und unkompliziert weiter.

Falls du noch Fragen hast, so kannst du sie mir gerne in den Kommentaren unten stellen.
Und natürlich kannst du auch jederzeit andere VAs um Hilfe bitten – am besten direkt  in unsere

DIGITALFREI Facebook-Community