Es gibt bestimmt interessantere Themen über die man schreiben könnte. Leider Gottes gehört die Buchhaltung für uns Freelancer und Virtuelle Assistenten dazu wie das Amen in der Kirche. Man hat nicht wirklich Bock darauf, aber man muss es machen. So sieht es zumindest bei mir aus.

Alles was mit Steuern und Buchhaltung zu tun hat, mache ich äußerst ungern. Deswegen habe ich nach einer Möglichkeit gesucht, meine Buchhaltung so gut es geht zu automatisieren. 

Und eines kann ich vorwegnehmen. Ich habe eine Möglichkeit gefunden 🙂

Leider neige ich immer dazu alle Rechnungen einfach in meinem Mailpostfach liegen zu lassen und sie dann erst zum Ende des Monats zu sortieren. Danach gehen sie dann an den Steuerberater. Das kostet mich Zeit und das Suchen und Sortieren nervt mich extrem.

Deswegen möchte ich dir in diesem Artikel meinen Workflow vorstellen. Mittlerweile klappt es ganz gut und ich würder schätzen 90% läuft automatisiert. 

Buchhaltung für Freelancer und Virtuelle Assistenten mit Lexoffice, Getmyinvoices und Kontist

Auf meiner Recherche bin ich auf ein paar interessante Tools gestoßen. Meine Lösung ist auch nicht die Einzige da draußen. Ich habe mir diese jetzt aber so zusammengewürfelt und komme richtig gut klar damit. Deswegen stelle ihr dir die drei oben genannten Services etwas genauer vor und erkläre dir wie mein Workflow aussieht.

Getmyinvoices sortiert deine Rechnungen und Belege

Stell dir vor du bist so schlampig wie ich und deine Rechnungen sowie Belege fliegen in deinem E-Mail-Postfach einfach so rum. Nichts ist sortiert und am Ende des Monats darfst du alles zusammen suchen. Genau hier kommt GETYMYINVOICE in Spiel.

GMI ist eine Cloudbasierte Software welche deine gesamten Rechnungen und Belege aus Portalen wie Amazon, Ebay, Facebook, Pinterest und deinem E-Mail Postfach automatisch hochlädt und erfasst. Es sind bereits x Portale an GMI angebunden und wenn du mal ein Portal hast, welches du gerne hinzufügen möchtest, meldest du dich beim Support und diese erledigen den Rest für dich.

Mal ein Konkretes Beispiel:

Du hast Facebook mit GMI verbunden. Jetzt hast du eine Rechnung weil du Ads geschaltet hast. GMI erkennt das es eine Rechnung gibt und lädt diese in die Cloud. Gleichzeitig erkennt GMI dank Texterkennung den kompletten Inhalt der Rechnung. Schon ist deine Rechnung abgelegt und du hast eigentlich nichts weiter getan, außer Facebook mit deinem GMI Account zu verbinden. Hast du das einmal gemacht, hast du keine Arbeit mehr damit.

Dein E-Mail Postfach wird gescannt:

Alle Rechnungen die in dein Postfach landen werden auch von GMI erfasst. So können dir eigentlich keine Rechnungen mehr durch die Lappen gehen. Du hast zum einen die Portale die du direkt verbinden kannst und dann noch die Rechnungserkennung im E-Mail-Postfach.

Wann solltest du GMI nutzen?

Wenn du nur 10-15 Rechnungen im Monat hast, kannst du das natürlich auch alles händisch machen. Bei mir kommen ein paar mehr Rechnungen rein, weswegen mir GMI eine Menge Arbeit abnimmt. 

Was kostet GMI?

GMI startet bei 11€ im Monat und wird pro Paket immer etwas teurer. Je größer das Paket, desto mehr Funktionen bietet dir GMI. Um deine Buchhaltung als Freelancer oder VA zu bewerkstelligen, reicht aber das kleinste Paket meiner Meinung nach vollkommen aus. Hier findest du alle weiteren Pakete und Funktionen.

Lexoffice

Wie oben schon erwähnt, nutze ich Lexoffice um Rechnungen und Angebote zu schreiben. Das tolle an Lexoffice ist, dass es eine Anbindung zu GMI gibt. Lexoffice übernimmt nämlich deine komplette Buchhaltung. Du siehst wie viel du eingenommen hast oder auch nicht 🙂 Dazu bietet Lexoffice eine Menge toller Funktionen.

WICHTIG: Du kannst Lexoffice 1 Jahr kostenlos nutzen. Lexoffice kommuniziert das nicht auf der Webseite. Hierzu musst du Lexoffice über die Webseite von Lexrocket buchen. Auf der Startseite von Lexrocket scrollst du bis fast ganz nach unten. Dort findet du den Link, dass du Lexoffice für 1 Jahr kostenlos nutzen kannst. Um deine Buchhaltung gleich sauber zu beginnen, rate ich dir extrem dazu, Lexoffice 1 Jahr zu testen. Nachdem Jahr möchtest du es nicht mehr missen und die monatlichen Gebühren halten sich in Grenzen.

Rechnungen von GMI hochladen.

Sobald Rechnungen in GMI erfasst werden, gehen diese sofort in meinen Lexoffice Account. Dieser ist natürlich auch Cloudbasiert. So habe ich meine Eingangsrechnungen, Belege und Ausgangsrechnunge sofort an einem Ort gesammelt. Mein Steuerberater hat auch einen Zugang zu Lexoffice und kann die gesamten Daten und Rechnungen jederzeit abrufen. Ich muss ihm also nichts mehr per Mail schicken. 

Solltest du noch keinen Steuerberater haben, bietet dir Lexoffice eine super Funktion an. Und zwar kannst du dir einen Steuerberater suchen lassen. Eine Kollegin hat diese Funktion bereits genutzt und hat so ihren Steuerberater gefunden.

Kontist

Kontist ist eine reine Online-Bank. Wir kennen sicherlich alle die Direktbanken wie die Sparkasse oder Deutsche Bank. Diese Banken nehmen monatliche Kontoführungsgebühren und für viele Zusatzleistungen wie Überweisungen auch noch mal extra Geld.

Daher bin ich ein extremer Fan von Online-Banken. 

Kontist und Lexoffice sind quasi miteinander verheiratet. Verbindest du dein Konto von Kontist mit Lexoffice werden deine Belge sofort der Buchung im Bankkonto zugeordnet.

Welche Funktionen beinhaltet Kontis und was kostet es?

Du kannst Kontist komplett kostenlos nutzen. Du bekommst ein ganz normales online Konto und eine virtuelle Kreditkarte. Die Kreditkarte bekommst du nicht nach Hause geschickt, sondern ist in deinem Onlinekonto einsehbar. So kannst du ganz normal online Einkäufe erledigen und mit der virtuellen Kreditkarte bezahlen.

Nutzt du das Pro Paket für 9€ im Monat bekommst du noch ein paar nette Funktionen dazu. Ich selber nutze das Pro Paket weil ich die Funktionen super finde.

Umsatzsteuer direkt abziehen

Wenn du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt und Mehrwertsteuer ausweist, bekommst du natürlich immer den Bruttobetrag auf dein Konto überwiesen. Bei vielen Eingängen verliert man dann mal schnell den Überblick wieviel Umsatzsteuer da jetzt schon zusammengekommen ist.

Kontist bucht die Umsatzsteuer sofort auf ein weiteres Digitales Konto. So siehst du ganz genau wie viel Umsatzsteuer du du zahlen hast und gibst es nicht einfach so aus 🙂 Keine bösen Überraschungen mehr am Ende des Monats.

Einkommensteuer

Genauso geht es mit der Einkommenssteuer. Du kannst selber wählen wie viel Prozent von deinen Einnahmen automatisch für die Einkommensteuer zurück gelegt werden soll. So musst dir dir am Ende keine Gedanken mehr darüber machen, ob du was zurückzahlen musst. Du hast ja quasi alles beiseite gelegt 🙂

Physische Kreditkarte

Im Pro Paket bekommst du auch eine Karte nach Hause geschickt. So kannst du auch offline mit deiner Kreditkarte im Restaurant bezahlen.

Darf man das (private) Girokonto als Geschäftskonto nutzen?

Wenn du gerade erst mit deinem VA-Business startest, so kannst du natürlich zu Beginn auch dein privates Girokonto nutzen, um damit deine Zahlungseingänge und -ausgänge zu verwalten. Aber spätestens, wenn du regelmäßig Beträge von deinen Kunden erhältst, wird dich deine Bank darauf hinweisen, dass du ein Geschäftskonto eröffnen musst. 

Ich empfehle dir daher, gleich zu Beginn ein Geschäftskonto zu eröffnen. So sparst du dir unnötige Diskussionen mit deiner Bank – und hast eine Reihe von weiteren Vorteilen.

Warum ist ein Geschäftskonto sinnvoll?

Der größte Vorteil eines Geschäftskontos ist ganz klar der Überblick über deine Finanzen.

Wickelst du dein VA-Business über dein privates Girokonto ab, so vermischen sich schnell private Transaktionen mit deinen Einnahmen und Ausgaben aus deiner Virtuelle Assistenz. So ist es schwer, den Überblick über deine Finanzen zu  behalten.

Entscheidest du dich aber für ein Geschäftskonto, so siehst du auf einen Blick all deine geschäftlichen Zahlungsströme – klar getrennt von deinen  privaten Ausgaben!

Es gibt noch einen weiteren Grund, der für ein Geschäftskonto spricht: Kommt es in der Zukunft einmal doch zu einer Unternehmensprüfung durch das Finanzamt, so kannst du mit einem separaten Geschäftskonto einfach und transparent deine Einnahmen und Auszahlungen demonstrieren. Und: Deine private Finanzlage bleibt dem Finanzamt verborgen, denn es darf auf Privatkonten nicht zugreifen.

Fazit: Buchhaltung und Geschäftskonto für Freelancer und Virtuelle Assistenten

Ich bin begeistert! Für mich hat sich die Konstellation GMI, Lexoffice und Kontist schon ausgezahlt. Dadurch, dass alle drei Anwendungen aufeinander abgestimmt sind, habe ich am Ende des Monats fast nichts mehr mit der Buchhaltung am Hut. Alles ist sortiert und der Steuerberater kann darauf zugreifen.

GMI ist für dich vielleicht nicht sofort von Bedeutung. Lexoffice und Kontist aber schon 🙂

Es gibt sicherlich auch noch andere Lösungen. 

Ich bin mit dieser aber absolut zufrieden.