Rechnungen schreiben als Virtuelle Assistenz ist kein Hexenwerk und wirklich einfach.

In dem Artikel gehen wir jetzt Schritt-Für-Schritt durch, was alles auf einer Rechnung enthalten sein muss. Denn es gibt ein paar Angaben die vom Gesetz her vorgeschrieben sind.

Hier findest du auch Musterrechnungen als Vorlage. Diese sind von Lexoffice, welche du ohne bedenken nutzen kannst.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Das schöne am Rechnung schreiben ist, dass du einen Auftrag erledigt hast und Geld auf dein Konto kommt 🙂

Diese Dinge solltest du auf deiner Rechnung angeben:

1. Adresse und Firmenbezeichnung
2. Name und Anschrift des Rechnungsempfänger
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
4. Bankverbindung
5. Kontaktdaten
6. Zahlungsfrist
7. Fortlaufende Rechnungsnummer
8. Datum der Rechnung
9. Lieferdatum
10. Art der Leistung
11. Honorar
12. Umsatzsteuer
13. Reverse-Charge bei Kunden in der EU

Was ist das Reverse-Charge Verfahren?

Solltest du Kunden aus der EU haben kommt das Reverse-Charge Modell zum Zuge. Und zwar berechnest du deinem Kunden nur den netto Betrag. Die Steuerschuldnerschaft bleibt bei deinem Kunden. So musst du dich nicht mit ausländischen Finanzämtern auseinandersetzen und sparst dir eine Menge Arbeit. Fällst du unter der Kleinunternehmerregelung stellst du eh nur den netto Betrag in Rechnung. 

Folgenden Satz musst du aber immer auf deiner Rechnung aufführen, wenn du einen Kunden aus der EU abrechnest:

,,Der Rechnungsausweis erfolgt ohne Umsatzsteuer, da vorliegend der Wechsel der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) greift. Die Umsatzsteuer ist vom Leistungsempfänger anzumelden und abzuführen”.

Falls du dich fragst was mit der Schweiz ist? Die gehört bekanntlicherweise nicht zur EU. Aber auch hier kannst du das Reverse-Charge-Verfahren anwenden. Regelungen für andere Drittländer sind immer länderabhängig und müssen im einzelnen geprüft werden.

Berücksichtigst du die genannten Punkte, ist deine Rechnung rechtssicher und du kannst dich auf die eingehenden Überweisungen freuen 🙂

Was sollte man sonst noch wissen?

Wann musst du die Rechnung stellen?

An deiner Stelle würd ich es sofort nach Leistungserbringung machen 🙂 Denn dann hast du schnell dein Geld auf dem Konto. Das Gesetz sieht allerdings vor, dass du dir bis zu 6 Monaten Zeit lassen kannst. Sollte das bei dir der Fall sein, solltest du dein Business noch mal überdenken 🙂 Ich stell meine Rechnungen immer sofort, damit das Geld fix da ist. Solltest du nach 3 Jahren immer noch keine Rechnung gestellt haben, verfällt auch dein Anspruch.

Wann verschicke ich Mahnungen?

Meine Kunden müssen meine Rechnungen innerhalb von 14 Tagen überwiesen haben. Passiert das nach den 14 Tagen nicht, schreibe ich eine höfliche Mail. Man sollte hier noch nicht richtig krass in Konfrontation gehen, da man eine Überweisung durchaus mal vergessen kann. Antwortet mir man nach dieser Mail weitere 7 Tage nicht, versende ich die erste Mahnung. Immer im 7 Tage Rhythmus bis zur 3. Mahnung. Danach kannst du den Fall deinem Anwalt überreichen. 

Muss ich meine Rechnungen aufbewahren?

Absolut! 10 Jahre musst du deine Rechnungen aufbewahren. Mit einer Buchhaltungssoftware wie Lexoffice ist das aber kein Problem. Alles digital und nicht in 100 Ordnern gebunkert.

Fazit: Rechnungen schreiben als Virtuelle Assistenz?

Rechnungen schreiben als Virtuelle Assistenz ist halb so wild. Nutzt du keine Software wie Lexoffice rate ich dir dazu die Vorlage herunterzuladen. Somit hast du alle Punkte abgedeckt und kannst deine Rechnungen versenden. Selbst wenn dir mal ein Fehler passieren sollte, wird dein Kunde dich schon darauf hinweisen. Dann stellst du die Rechnung einfach neu und gut ist. Du merkst also, dein Business wird nicht daran scheitern, dass du mal eine Rechnung falsch schreibst 🙂